10 claves para planear un congreso

Antes de empezar con la organización de un congreso, es importante revisar los siguientes puntos para evitar errores o contratiempos antes y durante el evento:

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  1 ¿Quiénes serán las personas que formarán parte del Comité Organizador del congreso? Dichas personas serán las elegidas para planear y llevar la dirección del evento.
  2 Uno de los pasos más importantes (sino es que el más) es el de elegir y seleccionar el tema o temas que tratarán durante el evento del congreso.
  3 Definir de forma clara cuáles serán los objetivos, propósitos y finalidades del congreso.
  4 Fijar la fecha o fechas del evento.
  5 Establecer qué expertos se invitarán al congreso y comunicarles el tema con la finalidad de que preparen su ponencia.
  6 Búsqueda para el lugar del congreso ¿en dónde se llevará a cabo?
  7 ¿Con cuánto presupuesto cuentan? ¿el congreso va a tener un costo? ¿cuánto?
  8 ¿A quiénes se va a invitar para participar como auditorio en el congreso? ¿cuál será el límite de oyentes?
  9 ¿En manos de quién va a correr la publicidad del congreso?
  10 ¿Cuál va a ser la logística del evento? ¿inauguración, clausura, regalos para ponientes y oyentes? ¿actividades? ¿recesos? etc.
  

Es importante mencionar que estos puntos deberán de ser puestos sobre la mesa para ir formando un mapa de lo que será el evento. No todas la preguntas tendrán una respuesta inmediata, conforme vaya avanzando la organización se irán resolviendo, sin embargo, es muy bueno tomarlas en cuenta y tenerlas en mente desde el principio de la planeación.

Para más información: María José Ríos. E-mail: editor@eventoclick.com.do